Wirksame Zusammenarbeit und gemeinsames Entwickeln über Distanz

Neulich habe ich mehrere Tage bei meinen Großeltern im Sauerland verbracht und dort gearbeitet. Auf der schattigen Terrasse zwischen blühenden Blumen und dicht behängten Apfelbäumen ließ es sich in der sommerlichen Hitze wesentlich besser aushalten als im Berliner Home Office ohne Balkon. Meine Großmutter war tief beeindruckt: „Mit Laptop im Gepäck kannst Du eigentlich überall arbeiten — ganz flexibel und frei.“ In der Tat braucht es für die „Büroarbeit“, also alles, was nicht vor Ort beim Kunden stattfindet, eigentlich nur stabiles Internet und Freiraum. Aber nicht nur meine Oma, sondern auch die ein oder andere Kundin stellte mir in der Vergangenheit oft die Frage: „Sag mal, wie bleibt ihr bei covolution eigentlich in Kontakt?“ Denn auch wenn ich nicht im Sauerland bin, arbeiten wir bei covolution dezentral — aktuell ohne Büroräume — an zwei Standorten: in Berlin und in Bensheim bei Frankfurt.

Wie also bleiben wir bei ca. 600 km Distanz in Verbindung? Hier ist meine Antwort:

Daily Updates halten alle auf dem Laufenden

Kurz vor Feierabend wählen wir uns alle in eine Telefonkonferenz ein und blicken auf den Tag zurück. Dabei orientieren wir uns in der Regel an drei Leitfragen:

1. Was war mein persönliches Highlight des Tages — und warum
2. Welche Erkenntnisse aus der Projektarbeit möchte ich mit den Kolleg*innen teilen, weil auch sie davon profitieren können?
3. Bei welchem Thema habe ich Diskussionsbedarf oder brauche die Rückmeldung von den Kolleg*innen?

Diese Struktur hilft uns dabei, uns aufs Wesentliche zu konzentrieren. Über den Tag befüllen wir gemeinsam entlang dieser drei Leitfragen eine Agenda und verlieren so kein Thema aus dem Blick. Normalerweise dauern diese Daily Updates nicht länger als eine halbe Stunde. Wir haben uns bewusst für einen Regelaustausch am Ende des Tages entschieden (und nicht zu Beginn des Tages), weil wir so einen gemeinsamen Ausklang und Raum für die Reflexion bieten können.

Freitags ist covolution-Tag: Team-Skypes oder Team-Tage für Reflexion und Lernen

Der Freitagvormittag gehört covolution. Alle zwei Wochen treffen wir uns an einem der beiden covolution-„Standorte“, um die wichtigsten Themen persönlich zu besprechen. Auf die Agenda kommen neben aktuellen Projektthemen auch Akquise-, Netzwerk-, Marketing- oder IT-Themen. Zusätzlich nehmen wir uns Zeit, um Erkenntnisse aus Weiterbildungen zu teilen, Fachartikel zu diskutieren oder um kollegialen Rat zu konkreten Fragen einzuholen. Wir alle profitieren von diesen Vor-Ort-Treffen ganz besonders, weil wir als dezentrale „Home-Office-Junkies“ mit vielen unterschiedlichen Kundenterminen die gemeinsame Zeit genießen. Dafür bietet der Freitag einen geeigneten Rahmen — die Investition in eine zusätzliche Reise lohnt sich! Um den Reiseaufwand in einem erträglichen Umfang zu halten, nutzen wir an den anderen Freitagen Skype und treffen uns im virtuellen Raum.

Vierteljährliche Retreats zu strategischen Themen und zum Lernen

Alle drei Monate fahren wir raus aus der gewohntem Umgebung, um uns Themen zu widmen, die mehr Zeit brauchen. Konkret haben wir einmal im Jahr ein Strategy Retreat, um zu reflektieren, wo wir als Organisation stehen und wie wir die Zukunft gestalten wollen. Zwei Mal im Jahr haben wir Learning Days, bei denen wir inhaltliche Fragen oder Themen, die uns im Projektalltag oder bei Veranstaltungen und Weiterbildungen beschäftigt haben, intensiv in den Blick nehmen. Am Ende eines jeden Jahres blicken wir auf die vergangenen Monate zurück, identifizieren Highlights und Entwicklungsmöglichkeiten für das kommende Jahr — und natürlich darf auch bei einer 4-Personen-Organisation die Weihnachtsfeier nicht fehlen! Neben den inhaltlichen Fragen nutzen wir die Zeit auch, um als Team noch näher zusammenzurücken. Dabei geht es um die persönliche Weiterentwicklung eines jeden covolutioneers, aber auch um die gemeinsame Weiterentwicklung. Es ist schon oft geschehen, dass beim leckeren Essen am Abend die nächste (r)evolutionäre Idee entstanden ist.

Kontinuierliches gegenseitiges Feedback und Lernen im Alltag

Diese fixen Formate schaffen Regelmäßigkeit und Verlässlichkeit. Sie ersetzen aber nicht die Kommunikation, die Reflexion und das Lernen im Alltag. Und genau hier liegt für im Alltag die größte Herausforderung: Es ist nicht einfach, sich trotz vieler Projekte und Themen auf dem Schreibtisch die Zeit für das Innehalten, das Durchatmen und das bewusste Einnehmen der „Vogelperspektive“ (Meta-Perspektive) zu nehmen. Hierfür haben sich bei uns bislang folgende Ansätzen und Routinen bewährt:

• Regelmäßiges Sparring von Projektteams mit covolutioneers, die nicht am Projekt beteiligt sind (mit dem „Projekt-Buddy“)
• Wechselseitiges Feedback nach jedem gemeinsamen Workshop/Event
• Meetings starten mit kurzen Check-Ins und enden mit Check-Outs
• Täglicher Austausch über Slack (statt Email) zu Erlebnissen, Eindrücken, Gelesenem

Die Liste verändert sich ständig, weil wir immer wieder neue Dinge ausprobieren und andere wieder verwerfen. Klar ist: Gute Zusammenarbeit braucht eine gemeinsame Vision, Initiative, Zeit, Offenheit und Vertrauen ineinander. Wir spüren, dass sich der Einsatz lohnt und diese Räume für uns ein wesentlicher Schlüssel für wirkungsvolle Zusammenarbeit und gemeinsame Weiterentwicklung sind.

• Wirksame Zusammenarbeit