Mit Blended Collaboration hybride Zusammenarbeit neu gestalten

Blended Collaboration — Das „Wie“ hybrider Zusammenarbeit

Mit dem Einzug hybriden Arbeitens im Unternehmen steigt die Unsicherheit: Wie kann es gelingen, trotz unterschiedlicher Arbeitssettings, räumlicher Distanz und wechselhafter Anwesenheiten im Büro wirkungsvoll als Team zusammenzuarbeiten? Besonders spürbar wird diese Unsicherheit bei Meetings oder Workshops, die im Team abgehalten werden sollen: Ist es sinnvoll, dass ein Teil der Kolleg*innen im Büro in einem Raum sitzt, während andere im Home Office digital dazu geschaltet werden? Müssen wir in Zeiten wieder steigender Inzidenzen den ganzen Tag zusammen in einem Workshop-Raum sitzen, um zu guten Ergebnissen zu kommen? Wie können wir die Effizienz digitaler Meetings in den analogen Raum übertragen? Können wir verhindern, dass wir nach einem stundenlangen digitalen Meeting alle ermüdet vor dem Rechner sitzen? Viele unserer Kund*innen sehen sich aktuell genau mit diesen Fragen konfrontiert. Wir glauben: Es kann auch anders gehen — nämlich, indem der Prozess der Zusammenarbeit neu aufgesetzt wird — und hier kommt „Blended Collaboration“ ins Spiel.

In unserem letzten Beitrag zur hybriden Zusammenarbeit haben wir diesen Begriff bereits eingeführt. In Anlehnung an den Begriff des Blended Learning (Verknüpfung digitaler und analoger Lernformate zu einem individuell gestaltbaren Lernprozess) verstehen wir unter Blended Collaboration die Kombination digitaler und analoger sowie synchroner oder asynchroner Zusammenarbeits-Formate zur Erreichung eines gemeinsam gesteckten Zieles. Blended Collaboration stellt den Prozess der Zusammenarbeit damit neu auf und schafft so Raum für innovative Lösungen, echte Begegnung und eine optimale Zeitnutzung.

Während vor Corona viele Workshops nur in Präsenz durchgeführt wurden und in Zeiten der Pandemie jegliche Zusammenarbeit im digitalen Raum stattfand, setzt Blended Collaboration auf einen wirkungsvollen Mix aus analog und digital, aus synchroner und asynchroner Zusammenarbeit:

• Analoge Begegnungen in Präsenz eignen sich vornehmlich für den lebendigen Austausch untereinander, die Begegnung und das Teambuilding sowie für die gemeinsame Bearbeitung emotionaler und möglicherweise konfliktbeladener Themen.
• Digitale Formate nutzen wir hauptsächlich, wenn es um die Planung von Aktivitäten und Prozessen geht, wenn Strukturen aufgesetzt und Entscheidungen getroffen werden sollen.
• Synchron — d.h. zeitgleich, bestenfalls an einem Ort — sollten Teams zusammenarbeiten, wenn es um das gemeinsame Finden von Lösungen geht, um Diskussion und das Abwägen unterschiedlicher Perspektiven. Hierdurch wird Transparenz geschaffen und die gegenseitige Verständigung untereinander erleichtert.
• Asynchrone Zusammenarbeit — also zeitunabhängig, auch in kleineren Sub-Teams — eignet sich vor allem dann, wenn Inhalte vertiefend bearbeitet werden sollen oder wenn Entscheidungen durch ein solides Fundament vorbereitet werden sollen.

Was bedeutet das konkret?

Blended Collaboration — ein Beispiel aus der Praxis

Um den Unterschied zwischen dem klassischen Prozess der Zusammenarbeit und Blended Collaboration zu verdeutlichen, arbeiten wir mit einem prototypischen Beispiel aus der Teamentwicklung: Das zehnköpfige Team der Marketing-Abteilung eines Konzerns arbeitet im hybriden Setting: Zwei Tage pro Woche arbeiten die Kolleg*innen im Home Office, drei Tage sind für die Arbeit im Büro vorgesehen. Die Anwesenheit des gesamten Teams im Büro ist nur für Ausnahmefälle vorgesehen, im Normalfall sollen Home Office und Büroarbeit im Team flexibel verteilt werden. In der Pandemie hat das Team Zuwachs bekommen: Zwei neue Kolleg*innen sind mit an Bord, die den restlichen Teammitgliedern bislang nur aus digitalen Formaten bekannt sind. Die Arbeitsbelastung hat in den vergangenen Monaten spürbar zugenommen, es bleibt wenig Zeit und Raum für das Zusammenwachsen als Team. Ein mit Blended Collaboration organisierter Teamprozess soll das nun ändern: Dabei sollen die neuen Kolleg*innen ins Team integriert werden, eine gemeinsame Identität („Wir sind ein Team“) entstehen und die Zusammenarbeit untereinander verbessert werden. Mit Blended Collaboration läuft der Prozess wie folgt ab:

Schritt 1 (synchron): Digitaler Kick-off im gesamten Team

Beim digitalen Kick-off, an dem alle Kolleg*innen synchron aus dem Home Office teilnehmen, schärft das Team gemeinsam mit uns als Prozessbegleitern die Zielsetzung: Was ist anders, wenn der Teamentwicklungsprozess gemeinsam durchlaufen wurde? Woran erkennen wir, dass Veränderung tatsächlich stattgefunden hat? Welche Fragen müssen wir klären, um hochwirksam und mit Spaß zusammenzuarbeiten? Aus dieser geschärften Zielsetzung heraus werden erste Arbeitspakete geschnürt, die im Anschluss von Tandems asynchron und selbstorganisiert bearbeitet werden. Beispielhafte Arbeitspakete könnten sein:

• Wie können wir die vorhandenen Kompetenzen aller Teammitglieder sichtbarer machen?
• Wie machen wir die Teamkultur — verstanden als die ungeschriebenen Gesetze unseres Miteinanders im Team — transparent und damit explizit?
• Wie können wir individuelle Belastungsspitzen gemeinsam im Team besser ausgleichen?

Wir führen den Termin digital durch, da es um die Planung und Strukturierung der nächsten Schritte geht — wir führen ihn synchron mit allen Teammitgliedern durch, um einen ersten gemeinsamen Auftakt zu haben und mit ähnlichen inneren Landkarten in den Prozess zu starten.

Schritt 2 (asynchron): Bearbeitung von Themen in Tandems (digital und Face-to-Face)

In Tandems bearbeiten die Teammitglieder die im Kick-off identifizierten Fragestellungen. Wie sie die Arbeit dabei organisieren und ob sie digital oder analog miteinander zusammenarbeiten, bleibt ihnen überlassen. Zentrale Zwischenergebnisse dokumentieren die Tandems auf einem digitalen Whiteboard, das allen Teammitgliedern zugänglich ist. Die asynchrone Bearbeitung gibt allen die Möglichkeit, sich entlang individueller zeitlicher Rahmenbedingungen in den Prozess einzubringen.

Schritt 3 (synchron): Präsenz-Workshop im Team

Im Präsenz-Workshop kommt das Team erstmals im Prozess gemeinsam in einem Raum zusammen. Im Fokus des Termins steht das persönliche Miteinander, bei dem die identifizierten Spannungen gemeinsam bearbeitet werden. Durch die Face-to-Face-Begegnung öffnen sich die Teammitglieder noch stärker. So können die „Themen hinter den Themen“ in den Blick genommen werden: Arbeit an den Wurzeln des Teams. Mögliche Module könnten sein:

• Gemeinsamer Check-in, z.B. mit der individuellen Verortung auf einer Landkarte der Befindlichkeiten: Wo stehe ich aktuell mit Blick auf unsere Teamentwicklung?
• Vorstellung der Zwischenergebnisse der Tandems und gemeinsame Anreicherung und Finalisierung
• Priorisierung der identifizierten Handlungsansätze und Klären der Verantwortlichkeiten
• Ressourcenmarktplatz: Was bringe ich mit und was brauche ich, um mich bestmöglich ins Team einzubringen?
• Erschaffen einer Team-Skulptur aus Naturmaterialien, in denen die Vereinbarungen eine Gestalt bekommen
• Planung der nächsten Schritte
• Reflexionsspaziergang zu zweit: Was bewegt mich gerade? Was ist meine frischeste Erkenntnis?

Neben den Workshop-Themen ist das richtige Setting entscheidend: Wir empfehlen für Teamentwicklungs-Workshops Räumlichkeiten in der Natur, die den Blick weiten, zum frei Denken einladen und auch Aktivitäten im Freien ermöglichen. Außerdem kann die inhaltliche Arbeit mit weiteren Aktivitäten verbunden werden, zum Beispiel mit einem gemeinsamen Kochabend.

Je nach Fortschritt des Prozesses können im Nachgang des Workshops weitere Formate folgen — zum Beispiel digitale Status-Meetings, in denen die Arbeitspakete nachgehalten werden, oder weitere Vor-Ort-Termine.

Voraussetzungen für Blended Collaboration-Prozesse

Für die optimale Gestaltung von Blended Collaboration-Prozessen ist die gemeinsame Klarheit über das Ziel des Prozesses sowie seiner einzelnen Elemente erfolgskritisch. In der Planung sollten folgende Fragen geklärt werden:

• Ziele und Sinn des Prozesses sowie einzelner Prozessbausteine: Welches Ziel möchten wir mit dem Prozess und den Einzelformaten erreichen? Ist dieser Sinn allen Teilnehmenden bekannt und verständlich oder braucht es hier eine gemeinsame Schärfung?
• Teilnehmende: Wen brauchen wir, um das Ziel zu erreichen? Sind alle Teilnehmenden in der Lage, sowohl digital als auch analog am Prozess teilzuhaben und mitzuwirken?
• Tools: Welche Collaboration-Tools und analogen Werkzeuge brauchen wir für das, was wir vorhaben? Sind alle Teilnehmenden fit im Umgang mit diesen?
• Techniken: Welche (Moderations-)Techniken braucht das Format, um bestmöglich voranzukommen? Wie kann Moderation die Zusammenarbeit in unterschiedlichen Settings bestmöglich unterstützen?

Fragen Sie sich im abschließenden Check: Warum führen wir dieses Format analog oder digital durch? Warum arbeiten wir synchron oder asynchron? Gehen Sie ggf. nochmals in eine Feinjustierung. Unsere Erfahrungen haben gezeigt: Eine One-Size-Fits-All-Lösung gibt es auch im Hybriden nicht.

Sie stehen vor einer Frage oder Herausforderung und wollen diese mithilfe von Blended Collaboration effizient, mit Spaß und mit nachhaltig wirkenden Ergebnissen lösen? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf: office@covolution.eu!

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• Wirksame Zusammenarbeit